NRC دعوة لتقديم العطاءات - الشروط والأحكام العامة

١ نطاق العطاء

١.١ يستند العطاء إلى نطاق المهمة كما هو محدد في صحيفة بيانات العطاء (القسم ٢). ينبغي قراءة التعليمات المقدمة للمناقصين بالتزامن مع صحيفة بيانات العطاء.
١.٢ سيُتوقع من المناقص الناجح إتمام المهمة بحلول تاريخ الإتمام المقصود المحدد في العقد المراد توقيعه.

٢ الممارسات الفاسدة

٢.١ يشترط المجلس النرويجي للاجئين على الموظفين والمناقصين والمقاولين الالتزام بمعايير الأخلاق خلال عمليات المشتريات وتنفيذ العقود. وتحقيقاً لذلك، يحدد المجلس النرويجي للاجئين، لأغراض هذا الحكم، المصطلحات التالية:

1. "الممارسة الفاسدة" تشمل عرض أي شيء ذي قيمة أو تقديمه أو استقباله أو التماسه للتأثير على تصرف مسؤول عام في عملية المشتريات أو تنفيذ العقد؛ و
2. "الممارسة الاحتيالية" تشمل تحريف الحقائق بهدف التأثير على عملية مشتريات أو تنفيذ عقد على حساب المجلس النرويجي للاجئين، وتشمل الممارسات التواطؤية بين المناقصين قبل تقديم العطاءات أو بعدها بهدف تحديد أسعار العطاءات عند مستويات مصطنعة وغير تنافسية وحرمان المجلس النرويجي للاجئين من مزايا المنافسة الحرة والمفتوحة؛
3. في أي حالة يُحدد فيها الاحتيال أو الفساد، سيقوم المجلس النرويجي للاجئين بما يلي:
   • رفض أي عطاء مارس فيه المناقص ممارسات فاسدة أو احتيالية في التنافس على العقد؛
   • إزالة المقاولين المناقصين الذين يمارسون ممارسات احتيالية أو فاسدة من قائمتنا للمؤهلين مسبقاً
   • التنسيق مع السلطات المحلية للإبلاغ عن أي ممارسات احتيالية أو فاسدة يتم تحديدها
   • إنهاء الأعمال

٢.٢ يجب أن تُجرى أي اتصالات بين المناقص والمجلس النرويجي للاجئين تتعلق بمسائل الاحتيال أو الفساد المزعوم كتابياً وتُوجَّه إلى مدير القطر في المجلس النرويجي للاجئين في نيروبي.

٣ المناقصون المؤهلون

٣.١ يجب أن يستوفي المناقص المعايير التالية ليكون مؤهلاً للمشاركة في مشتريات الخدمات للمجلس النرويجي للاجئين:

1. أ) المناقص، في وقت العطاء، ليس:
   • معسراً؛
   • في حالة استقبال قضائي؛
   • مفلساً؛ أو
   • في طور التصفية
2. لم يتم تعليق الأنشطة التجارية للمناقص؛
3. المناقص غير خاضع لإجراءات قانونية لأي من الظروف الواردة في (ب)؛ و
4. أوفى المناقص بالتزاماته بسداد الضرائب واشتراكات الضمان الاجتماعي. في حالة تضمين ضريبة القيمة المضافة في العطاء، يجب إرفاق نسخة من شهادة ضريبة القيمة المضافة بالعطاء. يجب ألا يكون للمناقص وجميع الأطراف المكوّنة له بما في ذلك المقاولون من الباطن تعارض في المصالح. سيتم استبعاد جميع المناقصين الذين يُعتبر أن لديهم تعارضاً في المصالح. قد يُعتبر المناقص في حالة تعارض مصالح مع طرف أو أكثر في عملية المناقصة إذا كانت لديهم علاقة مع بعضهم، مباشرةً أو عبر أطراف ثالثة مشتركة، تضعهم في موقع يمكّنهم من الوصول إلى معلومات أو التأثير على عطاء مناقص آخر، أو التأثير على قرارات المجلس النرويجي للاجئين بشأن عملية المناقصة هذه.

٣.٢ يجب على المناقص الذي تتغير ظروفه المتعلقة بالأهلية خلال عملية مشتريات أو أثناء تنفيذ عقد إخطار المجلس النرويجي للاجئين فوراً.

٣.٣ يحتفظ المجلس النرويجي للاجئين بالحق في رفض أي عطاء في أي وقت إذا قدّم المناقص أو أحد مقاوليه من الباطن دعماً مادياً أو موارد لأي فرد أو كيان يرتكب أو يحاول ارتكاب أو يدافع أو يسهّل أو يشارك في أو يُدان بالاحتيال أو الفساد الفعلي أو التواطؤ أو الممارسة القسرية أو الرشوة أو الانخراط في منظمة إجرامية أو نشاط غير قانوني أو ممارسات غير أخلاقية في الموارد البشرية، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر: عمالة الأطفال وعدم التمييز وحرية تكوين الجمعيات ودفع الحد الأدنى القانوني الوطني للأجور والعمل القسري.

٤ المشاريع المشتركة والاتحادات والجمعيات

لن تُقبل العطاءات المقدمة من مشروع مشترك أو اتحاد أو جمعية من شركتين أو أكثر كشركاء إلا في ظروف استثنائية.

٥ عطاء واحد لكل مناقص لكل عمل

يقدم كل مناقص عطاءً واحداً فقط لكل عقد. سيتسبب المناقص الذي يقدم أو يشارك في أكثر من عطاء لعقد واحد في رفض جميع العطاءات التي يشارك فيها.

٦ تكلفة تقديم العطاء

يتحمل المناقص جميع التكاليف المرتبطة بإعداد عطاءه وتقديمه، ولن يكون المجلس النرويجي للاجئين مسؤولاً عن تلك التكاليف، بصرف النظر عن سير عملية المناقصة أو نتيجتها.

٧ التفتيش

يلتزم المجلس النرويجي للاجئين بضمان أن قرارات الشراء الخاصة به مبررة بوضوح وموثقة وتلتزم بالمبادئ الإلزامية للجهات المانحة. وفي هذا الصدد، يجب منح الوصول الكامل والميداني لممثلي المجلس النرويجي للاجئين، أو الجهة المانحة، أو أي منظمة أو شخص مفوّض من قِبلها، إلى المباني التابعة للمجلس أو مقاوليه. يشمل حق الوصول جميع الوثائق والمعلومات اللازمة لتقييم تنفيذ العقد أو مراجعته.

٨. الحصول على وثائق المناقصة وإكمالها

٨.١ سيتم رفض المناقصين الذين لم يحصلوا على وثيقة المناقصة مباشرةً من المجلس النرويجي للاجئين أثناء التقييم. عندما يتم الحصول على وثيقة المناقصة من المجلس النرويجي للاجئين نيابةً عن مناقص، يجب تسجيل اسم المناقص لدى المجلس النرويجي للاجئين وقت الإصدار.

٨.٢ يُتوقع من المناقص فحص جميع التعليمات والنماذج والشروط والمواصفات في وثيقة المناقصة. قد يؤدي الإخفاق في تقديم جميع المعلومات أو الوثائق المطلوبة في وثيقة المناقصة إلى رفض العطاء.

٩ توضيح وثيقة المناقصة

يجب على المناقص المحتمل الذي يحتاج إلى توضيح أي بند في وثيقة المناقصة التواصل مع المجلس النرويجي للاجئين كتابياً. سيرد المجلس النرويجي للاجئين كتابياً على أي طلب توضيح قبل الموعد النهائي لتوضيح العطاءات. سيُرسل المجلس النرويجي للاجئين نسخاً من ردّه إلى جميع المناقصين الذين حصلوا على وثيقة المناقصة، متضمنةً وصفاً للاستفسار دون الكشف عن مصدره.

١٠ تعديل وثيقة المناقصة

١٠.١ في أي وقت قبل الموعد النهائي لتقديم العطاءات وحتى ٤٨ ساعة قبله، يجوز للمجلس النرويجي للاجئين تعديل وثيقة المناقصة أو إلغاؤها بإبلاغ المناقصين كتابياً.

١٠.٢ لمنح المناقصين المحتملين وقتاً معقولاً لمراعاة التعديل أو الإلغاء عند إعداد عطاءاتهم، يجوز للمجلس النرويجي للاجئين، وفقاً لتقديره، تمديد الموعد النهائي لتقديم العطاءات.

١١ لغة العطاء

١١.١ يجب أن يكون العطاء وجميع المراسلات والوثائق المتعلقة به مكتوبةً باللغة الإنجليزية.

١١.٢ يجوز أن تكون الوثائق الداعمة والمطبوعات التي تشكّل جزءاً من العطاء بلغة أخرى، شريطة أن تكون مصحوبة بترجمة دقيقة للفقرات ذات الصلة إلى الإنجليزية، وفي هذه الحالة، ولأغراض تفسير العطاء، تسود هذه الترجمة.

١٢ الوثائق المكوّنة للعطاء

١٢.١ يتضمن العطاء المقدم من المناقص ما يلي:

• - نموذج العطاء الخاص بالمقاول موقعاً ومختوماً في القسم ٥
• - أي معلومات أو وثائق أخرى مطلوبة في القسم ٤
• - جدول تقديم الخدمات (كما هو موضح في القسم ٦)
• - الملف التعريفي للشركة والخبرة السابقة (كما هو موضح في القسم ٧)
• - وصف الخدمة ومقترح التسعير (كما هو موضح في القسم ٨)
• - إعلان معايير أخلاقيات الموردين موقعاً ومختوماً في القسم ٩

١٢.٢ يجب إكمال جميع النماذج دون أي تغييرات على التنسيق، ولن يُقبل أي بديل. يجب ملء جميع الفراغات بالمعلومات المطلوبة.

١٣ سعر العطاء لعقد الخدمات

١٣.١ أسعار العطاءات تخص العقود الكاملة. لا يمكن تقسيم العقود إلى أجزاء. عند تقديم عطاء، يجب تقديم جميع الخدمات ذات الصلة.

١٣.٢ ستُعامَل البنود التي لا يُدخل المناقص لها سعراً أو تسعيرةً على أنها غير مسعّرة.

١٣.٣ ما لم يُنص على خلاف ذلك في القسم ٢ - صحيفة بيانات العطاء، يجب تضمين جميع الرسوم والضرائب والمبالغ الأخرى المستحقة على المقاول بموجب العقد في إجمالي سعر العطاء المقدم من المناقص.

١٣.٤ بالنسبة للمناقصين الخاضعين لضريبة القيمة المضافة، يجب ذكرها في العروض.

١٣.٥ ستُفحص الأسعار المقدمة من أي مناقص بحثاً عن أخطاء حسابية وعن الأسعار التي قد تُعتبر غير معقولة خلال التقييم. عند تحديد أخطاء، يجوز اتخاذ واحدة أو أكثر من الخطوات التالية:

1. إذا اعتُبرت أي أسعار غير واقعية أو غير معقولة، يجوز تعديلها بالاتفاق المتبادل، شريطة ألا يُجرى أي تعديل في مبلغ العطاء.
2. إذا اكتُشفت أخطاء حسابية في عطاء مقبول في سائر جوانبه، وكان المناقص، عند إخطاره، مستعداً لتأكيد عطاءه، وإذا مُنح المناقص العقد لاحقاً، فسيُعدَّل العطاء ليعكس الفارق.
3. يُذكَّر المناقص بأن تأكيد دقة عطاءه يقع على عاتقه كلياً. لن يُجرى أي تعديل على العطاء بعد تقديمه بسبب أخطاء حسابية تُكتشف لاحقاً إلا في الحالات المنصوص عليها أعلاه.

١٤ عملات العطاء والدفع

يُسعَّر جميع الأسعار من قِبل المناقص بالشلن الكيني، ما لم يُنص على خلاف ذلك. وبالمثل، ستُسدَّد جميع المدفوعات بالشلن الكيني.

١٥ صلاحية العطاء

١٥.١ تظل العطاءات سارية لمدة ٣٠ يوماً تقويمياً بعد الموعد النهائي لتقديم العطاءات كما يحدده المجلس النرويجي للاجئين. سيُرفض العطاء الصالح لفترة أقصر باعتباره غير ملتزم.

١٥.٢ في ظروف استثنائية، قبل انتهاء فترة صلاحية العطاء، يجوز للمجلس النرويجي للاجئين أن يطلب من المناقصين كتابياً تمديد فترة صلاحية عطاءاتهم. يجب على المناقص تأكيد قبوله للتمديد كتابياً. في حالة التمديد، لا يُسمح بأي تعديل على العطاء.

١٦ العطاءات البديلة

يجب على المناقصين تقديم عروض تمتثل لمتطلبات وثائق المناقصة، بما في ذلك التصميم التقني الأساسي الموضح في الرسومات والمواصفات. لن تُنظر في العطاءات البديلة ما لم يُنص على خلاف ذلك في القسم ٢ – صحيفة بيانات العطاء.

١٧ تنسيق العطاء والتوقيع عليه

يُعد المناقص مجموعة واحدة من وثائق العطاء لكل عقد يرغب في المناقصة عليه. يحتفظ المناقص بنسخة من الوثائق لديه للرجوع إليها.

١٨ إغلاق العطاء وتحديد هويته

١٨.١ يضع المناقص العطاء الخاص بكل عقد في مظروف عادي مغلق إغلاقاً محكماً.

١٨.٢ يجب أن تكون المظاريف:

1. موجّهة إلى مكتب الخدمات اللوجستية، المجلس النرويجي للاجئين، في الموقع المحدد في القسم ٢ – صحيفة بيانات العطاء
2. تحمل رقم العقد
3. لا يجب أن تكون هناك أي علامات أخرى على المظروف

١٨.٣ إذا لم تكن جميع المظاريف مغلقة ومحددة الهوية كما هو مطلوب، سيرفض المجلس النرويجي للاجئين العطاء.

١٩ الموعد النهائي لتقديم العطاءات

يجب أن تُستلم العطاءات من قِبل المجلس النرويجي للاجئين على العنوان المحدد وفي موعد لا يتجاوز التاريخ والوقت المذكورَين في القسم ٢ - صحيفة بيانات العطاء.

٢٠ العطاءات المتأخرة

لن ينظر المجلس النرويجي للاجئين في أي عطاء يصل بعد الموعد النهائي للتقديم المنصوص عليه في القسم ٢ – صحيفة بيانات العطاء. سيُعلن عن أي عطاء يتلقاه المجلس النرويجي للاجئين بعد الموعد النهائي لتقديم العطاءات على أنه متأخر وسيُرفض.

٢١ سحب العطاءات واستبدالها

٢١.١ يجوز للمناقص سحب عطاءه أو استبداله بعد تقديمه في أي وقت قبل الموعد النهائي لتقديم العطاءات عبر إرسال إشعار مكتوب موقّع من ممثل مفوّض. يجب أن يُرفق أي استبدال مقابل للعطاء بالإشعار المكتوب المعني. يجب أن تكون جميع الإشعارات:

1. مقدّمة وفقاً للبنود ٢٠ و٢١، وعلاوةً على ذلك، يجب تحديد المظاريف بوضوح بعبارة "سحب" أو "استبدال" و
2. مستلَمة من قِبل المجلس النرويجي للاجئين قبل الموعد النهائي لتقديم العطاءات، وفقاً للقسم ٢ – صحيفة بيانات العطاء

٢١.٢ بعد فتح العطاءات، يجب توثيق أي تعديلات على العطاءات والإبلاغ عن أي مناقشات كتابياً. يجوز سحب العطاء في أي مرحلة بإشعار مكتوب.

٢٢ السرية

٢٢.١ لن تُفصح المعلومات المتعلقة بفحص العطاءات وتقييمها ومقارنتها والتأهل اللاحق لها، والتوصية بترسية العقد، للمناقصين أو لأي أشخاص آخرين غير معنيين رسمياً بهذه العملية حتى يتم إبلاغ جميع المناقصين بالمعلومات التفصيلية المتعلقة بأفضل المناقصين من حيث التقييم.

٢٢.٢ أي محاولة من مناقص للتأثير على المجلس النرويجي للاجئين في فحص العطاءات وتقييمها ومقارنتها والتأهل اللاحق لها أو قرارات ترسية العقود قد تؤدي إلى رفض عطاءه.

٢٢.٣ من وقت فتح العطاءات إلى وقت ترسية العقد، إذا أراد أي مناقص التواصل مع المجلس النرويجي للاجئين بشأن أي مسألة تتعلق بعملية المناقصة، فيجب أن يتم ذلك كتابياً.

٢٣ توضيح العطاءات

يجوز للمجلس النرويجي للاجئين، وفقاً لتقديره، أن يطلب من أي مناقص توضيح عطاءه. يكون طلب التوضيح من المجلس النرويجي للاجئين وردّ عليه كتابياً. لن يُنظر في أي توضيح يقدمه مناقص لا يستجيب لطلب من المجلس النرويجي للاجئين. ستُرسَل جميع طلبات التوضيح إلى جميع المناقصين لأغراض الإعلام. لا يُسمح بأي تغيير في السعر أو جوهر العطاء، إلا لتأكيد تصحيح الأخطاء.

٢٤ التحقق من صحة العطاءات

٢٤.١ يجب أن يستند تحديد صحة العطاء من قِبل المجلس النرويجي للاجئين إلى محتوى العطاء نفسه، الذي لا يمكن تصحيحه إذا تبيّن أنه غير صالح.

٢٤.٢ العطاء الصالح هو الذي يمتثل لجميع الشروط والأحكام والمواصفات الواردة في وثيقة المناقصة، دون انحراف أو حذف يؤثر أو يمكن أن يؤثر على:

1. أ) نطاق الخدمات المحددة في العقد أو جودتها أو أدائها؛ أو
2. ب) تقييد حقوق المجلس النرويجي للاجئين أو التزامات المناقص بموجب العقد بطريقة جوهرية

٢٥ تقييم العطاء

٢٥.١ سيفحص المجلس النرويجي للاجئين الوثائق القانونية وغيرها من المعلومات المقدمة من المناقصين للتحقق من الأهلية، ثم سيراجع العطاءات ويُقيّمها وفقاً للمعايير التالية:

1. أ) اكتمال المعلومات المطلوبة والوثائق الداعمة وإدراجها (الامتثال الإداري)
2. ب) السعر مقارنةً بالسعر المقدَّر للمجلس النرويجي للاجئين (التقييم المالي)
3. ج) الإطار الزمني الإجمالي للخدمة (التقييم التقني)
4. د) الجداول الزمنية (الموظفون الرئيسيون وجدول الأنشطة) (التقييم التقني)
5. هـ) الخبرات السابقة في أعمال مماثلة (التقييم التقني)
6. و) التميز المُثبَت في الخدمة والدعم والضمانات (التقييم التقني)
7. ز) الالتزام بسياسات المجلس النرويجي للاجئين الأخلاقية والبيئية ومكافحة الفساد (التقييم التقني)
8. ح) الخبرات السابقة والوثائق المُثبَتة في وثائق المناقصة المتعلقة بالخدمة المطلوبة بموجب هذا العقد (التقييم التقني)

٢٥.٢ في حالة حصول مقاولَين على نفس الدرجة في التقييم، سيُمنح العقد لصاحب أعلى تصنيف تقني.

٢٥.٣ قد تتطلب تشريعات مكافحة غسيل الأموال ومكافحة الرشوة ومكافحة الفساد ومكافحة الإرهاب المعمول بها في بعض الولايات القضائية من المجلس النرويجي للاجئين التحقق من هوية المناقص قبل إجراء المعاملات المالية. يحتفظ المجلس النرويجي للاجئين بالحق في استخدام أدوات فحص إلكترونية للتحقق من سجل المناقص فيما يتعلق بتورطه المحتمل في ممارسات غير قانونية أو غير أخلاقية.

٢٥.٤ يحتفظ المجلس النرويجي للاجئين بالحق في رفض جميع العطاءات وإعادة طرح المناقصة إذا لم تُقدَّم عطاءات مُرضية.

٢٦ إجراءات الترسية

٢٦.١ سيرسي المجلس النرويجي للاجئين العقد كتابياً، بخطاب ترسية، على المناقص الذي تبيّن أن عطاءه الأفضل، قبل انتهاء فترة صلاحية العطاء.

٢٦.٢ سيُخطَر كتابياً كل مناقص لم يُمنح عقداً.

٢٦.٣ حتى يُعدّ عقد رسمي وينفَّذ، يشكّل خطاب الترسية اتفاقاً ملزماً بين المناقص والمجلس النرويجي للاجئين.

٢٦.٤ سيوضح خطاب الترسية المبلغ الذي سيدفعه المجلس النرويجي للاجئين للمقاول مقابل الأعمال كما هو منصوص عليه في العقد ووفقاً للعطاء.

٢٦.٥ يُطلب من المناقص بعد ذلك تقديم خطاب قبول يؤكد رغبته في المضي قدماً في العقد.

٢٧ توقيع العقد

٢٧.١ عند استلام خطاب القبول، سيدعو المجلس النرويجي للاجئين المناقص الناجح لتوقيع العقد.

٢٧.٢ في غضون إطار زمني متفق عليه، يوقّع المناقص الناجح العقد ويؤرخه ويُعيده إلى المجلس النرويجي للاجئين.