NRC Invitation à Soumissionner - Conditions Générales

1 PORTÉE DE L'APPEL D'OFFRES

1.1 L'offre est basée sur la portée de la mission telle que déterminée dans la Fiche de données de l'appel d'offres (Section 2). Les instructions aux soumissionnaires doivent être lues conjointement avec la Fiche de données de l'appel d'offres.
1.2 Le soumissionnaire retenu sera tenu de compléter la mission à la Date d'achèvement prévue spécifiée dans le contrat à signer.

2 PRATIQUES CORROMPUES

2.1 Le Conseil norvégien pour les réfugiés exige des Employés, des Soumissionnaires et des Contractants qu'ils respectent les normes d'éthique lors des achats et de l'exécution des contrats. À cette fin, le Conseil norvégien pour les réfugiés définit, aux fins de cette disposition, les termes suivants :

1. « Pratique corrompue » comprend l'offre, le don, la réception ou la sollicitation de tout avantage pour influencer l'action d'un fonctionnaire dans le processus d'approvisionnement ou dans l'exécution d'un contrat ; et
2. « Pratique frauduleuse » comprend une fausse déclaration de faits afin d'influencer un processus d'approvisionnement ou l'exécution d'un contrat au détriment du Conseil norvégien pour les réfugiés, et comprend les pratiques collusoires entre soumissionnaires avant ou après la soumission des offres visant à établir les prix à des niveaux artificiels et non compétitifs et à priver le Conseil norvégien pour les réfugiés des avantages d'une concurrence libre et ouverte ;
3. Dans tout cas où une fraude ou une corruption est identifiée, le CNR :
   • rejettera toute offre dans laquelle le soumissionnaire s'est engagé dans des pratiques corrompues ou frauduleuses pour concourir au contrat ;
   • retirera de notre liste de fournisseurs préqualifiés les contractants qui s'engagent dans des pratiques frauduleuses ou corrompues
   • contactera les autorités locales pour signaler toute pratique frauduleuse ou corrompue identifiée
   • mettra fin aux travaux

2.2 Toute communication entre un soumissionnaire et le Conseil norvégien pour les réfugiés relative à des allégations de fraude ou de corruption doit être faite par écrit et adressée au Directeur Pays du CNR à Nairobi.

3 SOUMISSIONNAIRES ÉLIGIBLES

3.1 Un soumissionnaire doit remplir les critères suivants pour être éligible à participer aux achats de services du CNR :

1. a) le soumissionnaire, au moment de l'offre, n'est pas :
   • insolvable ;
   • en redressement judiciaire ;
   • en faillite ; ou
   • en liquidation
2. les activités commerciales du soumissionnaire n'ont pas été suspendues ;
3. le soumissionnaire ne fait pas l'objet de poursuites judiciaires pour l'une des circonstances en (b) ; et
4. Le soumissionnaire a rempli ses obligations de paiement des impôts et des cotisations de sécurité sociale. Dans le cas où la TVA est incluse dans une offre, une copie du certificat TVA doit accompagner l'offre. Un soumissionnaire et toutes les parties le constituant, y compris les sous-traitants, ne doivent pas avoir de conflit d'intérêts. Tous les soumissionnaires en situation de conflit d'intérêts seront disqualifiés. Un soumissionnaire peut être considéré comme étant en situation de conflit d'intérêts avec une ou plusieurs parties s'ils entretiennent une relation, directement ou par l'intermédiaire de tiers communs, qui les place en position d'avoir accès à des informations sur ou d'influencer l'offre d'un autre soumissionnaire, ou d'influencer les décisions du Conseil norvégien pour les réfugiés concernant ce processus d'appel d'offres.

3.2 Un soumissionnaire dont les circonstances relatives à l'éligibilité changent au cours d'un processus d'approvisionnement ou pendant l'exécution d'un contrat doit immédiatement en informer le Conseil norvégien pour les réfugiés.

3.3 Le CNR se réserve le droit de refuser une offre à tout moment si le soumissionnaire ou l'un de ses sous-traitants a fourni un soutien matériel ou des ressources à tout individu ou entité qui commet, tente de commettre, préconise, facilite, ou participe ou est reconnu coupable de fraude, corruption active, collusion, pratique coercitive, corruption, participation à une organisation criminelle ou activité illégale, ou pratiques immorales en matière de ressources humaines, y compris mais sans s'y limiter : le travail des enfants, la non-discrimination, la liberté d'association, le paiement du salaire minimum légal national et le travail forcé.

4 COENTREPRISES, CONSORTIUMS ET ASSOCIATIONS

Les offres soumises par une coentreprise, un consortium ou une association de deux ou plusieurs entreprises en tant que partenaires ne seront acceptées que dans des circonstances exceptionnelles.

5 UNE OFFRE PAR SOUMISSIONNAIRE PAR TRAVAIL

Chaque soumissionnaire ne soumettra qu'une seule offre par contrat. Un soumissionnaire qui soumet ou participe à plus d'une offre par contrat entraînera le rejet de toutes les offres auxquelles ce soumissionnaire participe.

6 COÛT DE L'APPEL D'OFFRES

Le soumissionnaire supportera tous les coûts associés à la préparation et à la soumission de son offre, et le Conseil norvégien pour les réfugiés ne sera pas responsable de ces coûts, quelle que soit la conduite ou l'issue du processus d'appel d'offres.

7 INSPECTION

Le CNR est tenu de s'assurer que ses décisions d'achat sont clairement justifiées et documentées et qu'elles respectent les principes obligatoires des Donateurs. À cet égard, un accès complet et sur place doit être accordé aux représentants du CNR, du Donateur ou de tout organisme ou personne mandaté par lui, aux locaux appartenant au CNR ou à ses contractants. Le droit d'accès comprend tous les documents et informations nécessaires pour évaluer ou auditer l'exécution du contrat.

8. OBTENTION ET COMPLÉTION DES DOCUMENTS D'APPEL D'OFFRES

8.1 Les soumissionnaires qui n'ont pas obtenu le Document d'appel d'offres directement auprès du Conseil norvégien pour les réfugiés seront rejetés lors de l'évaluation. Lorsqu'un Document d'appel d'offres est obtenu auprès du Conseil norvégien pour les réfugiés au nom d'un soumissionnaire, le nom du soumissionnaire doit être enregistré auprès du Conseil norvégien pour les réfugiés au moment de l'émission.

8.2 Le soumissionnaire est censé examiner toutes les instructions, formulaires, conditions et spécifications du Document d'appel d'offres. Le non-respect de la fourniture de toutes les informations ou documentations requises par le Document d'appel d'offres peut entraîner le rejet de l'offre.

9 CLARIFICATION DU DOCUMENT D'APPEL D'OFFRES

Un soumissionnaire potentiel nécessitant une clarification du Document d'appel d'offres devra contacter le Conseil norvégien pour les réfugiés par écrit. Le Conseil norvégien pour les réfugiés répondra par écrit à toute demande de clarification avant la date limite de clarification des offres. Le Conseil norvégien pour les réfugiés fera parvenir des copies de sa réponse à tous les soumissionnaires ayant acquis le Document d'appel d'offres, incluant une description de la demande sans en identifier la source.

10 AMENDEMENT DU DOCUMENT D'APPEL D'OFFRES

10.1 À tout moment avant et jusqu'à 48 heures avant la date limite de soumission des offres, le Conseil norvégien pour les réfugiés peut modifier ou annuler le Document d'appel d'offres en en informant les soumissionnaires par écrit.

10.2 Pour donner aux soumissionnaires potentiels suffisamment de temps pour tenir compte d'un amendement ou d'une annulation dans la préparation de leurs offres, le Conseil norvégien pour les réfugiés peut, à sa discrétion, prolonger la date limite de soumission des offres.

11 LANGUE DE L'OFFRE

11.1 L'offre, ainsi que toute la correspondance et les documents relatifs à l'offre, seront rédigés en anglais.

11.2 Les documents justificatifs et la littérature imprimée faisant partie de l'offre peuvent être rédigés dans une autre langue, à condition qu'ils soient accompagnés d'une traduction précise des passages pertinents en anglais, auquel cas, aux fins d'interprétation de l'offre, cette traduction prévaudra.

12 DOCUMENTS CONSTITUANT L'OFFRE

12.1 L'offre soumise par le soumissionnaire comprendra les éléments suivants :

• - Formulaire d'offre du contractant signé et tamponné à la Section 5
• - Toutes autres informations et documents demandés à la Section 4
• - Calendrier de prestation de services (conformément à la Section 6)
• - Profil de l'entreprise et expérience antérieure (conformément à la Section 7)
• - Description du service et proposition tarifaire (conformément à la Section 8)
• - Déclaration des normes éthiques du fournisseur signée et tamponnée à la Section 9

12.2 Tous les formulaires doivent être remplis sans aucune modification du format, et aucun substitut ne sera accepté. Tous les espaces vides doivent être remplis avec les informations demandées.

13 PRIX DE L'OFFRE POUR UN CONTRAT DE SERVICES

13.1 Les prix des offres correspondent à des contrats complets. Les contrats ne peuvent pas être subdivisés. Lorsqu'une offre est soumise, tous les services pertinents doivent être proposés.

13.2 Les articles pour lesquels aucun taux ou prix n'est entré par le soumissionnaire seront considérés comme non cotés.

13.3 Sauf indication contraire à la Section 2 - la Fiche de données de l'appel d'offres, tous les droits, taxes et autres prélèvements payables par le contractant dans le cadre du contrat doivent être inclus dans le prix total de l'offre soumise par le soumissionnaire.

13.4 Pour les soumissionnaires assujettis à la TVA, la TVA doit être mentionnée dans les offres.

13.5 Les prix soumis par tout soumissionnaire seront vérifiés pour les erreurs arithmétiques et pour ce qui pourrait être considéré comme des taux déraisonnables lors de l'évaluation. Lorsque des erreurs sont identifiées, une ou plusieurs des mesures suivantes peuvent être prises :

1. Si des taux sont jugés irréalistes ou déraisonnables, ils peuvent être modifiés par accord mutuel, à condition qu'aucune modification ne soit apportée au montant de l'offre.
2. Si des erreurs arithmétiques sont détectées dans une offre par ailleurs acceptable, et que le soumissionnaire, ayant été notifié, est prêt à confirmer son offre et que le soumissionnaire se voit ensuite attribuer le contrat, l'offre sera modifiée pour refléter la différence.
3. Il est rappelé au soumissionnaire qu'il est entièrement responsable de l'exactitude de son offre. Aucune modification ne sera apportée à l'offre après sa soumission pour des raisons d'erreurs arithmétiques découvertes ultérieurement, sauf dans les cas prévus ci-dessus.

14 DEVISES DE L'OFFRE ET DU PAIEMENT

Tous les prix seront cotés par le soumissionnaire en KES, sauf indication contraire. De même, tous les paiements seront effectués en KES.

15 VALIDITÉ DE L'OFFRE

15.1 Les offres restent valables pour une période de 30 jours calendaires après la date limite de soumission des offres prescrite par le Conseil norvégien pour les réfugiés. Une offre valable pour une période plus courte sera rejetée comme non conforme.

15.2 Dans des circonstances exceptionnelles, avant l'expiration de la période de validité des offres, le Conseil norvégien pour les réfugiés peut demander aux soumissionnaires par écrit de prolonger la période de validité de leurs offres. Un soumissionnaire doit confirmer par écrit son acceptation de la prolongation. En cas de prolongation, aucune modification de l'offre n'est permise.

16 OFFRES ALTERNATIVES

Les soumissionnaires doivent soumettre des offres conformes aux exigences des documents d'appel d'offres, y compris la conception technique de base telle qu'indiquée dans les plans et spécifications. Les offres alternatives ne seront pas prises en compte, sauf indication contraire dans la Section 2 – la Fiche de données de l'appel d'offres.

17 FORMAT ET SIGNATURE DE L'OFFRE

Le soumissionnaire préparera un jeu de documents d'offre par contrat pour lequel il souhaite soumissionner. Le soumissionnaire devra conserver une copie des documents pour référence.

18 SCELLAGE ET MARQUAGE DE L'OFFRE

18.1 Le soumissionnaire placera l'offre pour chaque contrat dans une enveloppe ordinaire hermétiquement scellée.

18.2 Les enveloppes devront :

1. être adressées au Bureau de la logistique, Conseil norvégien pour les réfugiés, à l'emplacement spécifié dans la Section 2 – la Fiche de données de l'appel d'offres
2. porter le numéro du contrat
3. aucune autre marque ne doit figurer sur l'enveloppe

18.3 Si toutes les enveloppes ne sont pas scellées et marquées comme requis, le Conseil norvégien pour les réfugiés rejettera l'offre.

19 DATE LIMITE DE SOUMISSION DES OFFRES

Les offres doivent être reçues par le Conseil norvégien pour les réfugiés à l'adresse indiquée et au plus tard à la date et à l'heure indiquées dans la Section 2 - la Fiche de données de l'appel d'offres.

20 OFFRES EN RETARD

Le Conseil norvégien pour les réfugiés ne considérera aucune offre arrivée après la date limite de soumission telle que stipulée dans la Section 2 – la Fiche de données de l'appel d'offres. Toute offre reçue par le Conseil norvégien pour les réfugiés après la date limite de soumission des offres sera déclarée tardive et rejetée.

21 RETRAIT ET REMPLACEMENT DES OFFRES

21.1 Un soumissionnaire peut retirer ou remplacer son offre après l'avoir soumise à tout moment avant la date limite de soumission des offres en envoyant un avis écrit, signé par un représentant autorisé. Tout remplacement correspondant de l'offre doit accompagner l'avis écrit respectif. Tous les avis doivent :

1. être soumis conformément aux Clauses 20 et 21, et en outre, les enveloppes doivent être clairement marquées « RETRAIT » ou « REMPLACEMENT » et
2. être reçus par le Conseil norvégien pour les réfugiés avant la date limite de soumission des offres, conformément à la Section 2 – la Fiche de données de l'appel d'offres

21.2 Après l'ouverture des offres, les modifications des offres doivent être documentées et toute discussion rapportée par écrit. Une offre peut être retirée à tout moment, avec un préavis écrit.

22 CONFIDENTIALITÉ

22.1 Les informations relatives à l'examen, à l'évaluation, à la comparaison et à la post-qualification des offres, ainsi qu'à la recommandation d'attribution du contrat, ne seront pas divulguées aux soumissionnaires ou à toute autre personne non officiellement concernée par ce processus jusqu'à ce que les informations détaillant le meilleur soumissionnaire évalué soient communiquées à tous les soumissionnaires.

22.2 Toute tentative d'un soumissionnaire d'influencer le Conseil norvégien pour les réfugiés dans l'examen, l'évaluation, la comparaison et la post-qualification des offres ou les décisions d'attribution de contrat peut entraîner le rejet de son offre.

22.3 De l'ouverture des offres à l'attribution du contrat, si un soumissionnaire souhaite contacter le Conseil norvégien pour les réfugiés sur toute question liée au processus d'appel d'offres, il doit le faire par écrit.

23 CLARIFICATION DES OFFRES

Le Conseil norvégien pour les réfugiés peut, à sa discrétion, demander à tout soumissionnaire une clarification de son offre. La demande de clarification du Conseil norvégien pour les réfugiés et la réponse seront faites par écrit. Toute clarification soumise par un soumissionnaire qui n'est pas en réponse à une demande du Conseil norvégien pour les réfugiés ne sera pas prise en compte. Toutes les demandes de clarifications seront communiquées à tous les soumissionnaires à titre d'information. Aucun changement de prix ou de substance de l'offre ne sera autorisé, sauf pour confirmer la correction d'erreurs.

24 VALIDATION DES OFFRES

24.1 La détermination de la validité d'une offre par le Conseil norvégien pour les réfugiés doit être basée sur le contenu de l'offre elle-même, qui ne peut pas être corrigé s'il est déterminé comme invalide.

24.2 Une offre valide est celle qui est conforme à tous les termes, conditions et spécifications du Document d'appel d'offres, sans déviation ou omission, qui affecte ou pourrait affecter :

1. a) la portée, la qualité ou la performance des services spécifiés dans le contrat ; ou
2. b) limite de manière substantielle les droits du Conseil norvégien pour les réfugiés ou les obligations du soumissionnaire dans le cadre du contrat

25 ÉVALUATION DE L'OFFRE

25.1 Le Conseil norvégien pour les réfugiés examinera la documentation juridique et autres informations soumises par les soumissionnaires pour vérifier l'éligibilité, puis examinera et notera les offres selon les critères suivants :

1. a) Complétude et inclusion des informations demandées et des documents justificatifs (Conformité administrative)
2. b) Prix par rapport au taux estimé du CNR (Évaluation financière)
3. c) Délai global pour le service (Évaluation technique)
4. d) Calendriers (Personnel clé et calendrier d'activités) (Évaluation technique)
5. e) Expériences antérieures dans des travaux similaires (Évaluation technique)
6. f) Excellence démontrée dans le service, le soutien et les garanties (Évaluation technique)
7. g) Adhésion aux politiques éthiques, environnementales et anti-corruption du CNR (Évaluation technique)
8. h) Expériences antérieures et documentation prouvées dans les documents d'appel d'offres, liées au service requis dans le cadre de ce contrat (Évaluation technique)

25.2 En cas de deux contractants obtenant le même score à l'évaluation, celui ayant le classement technique le plus élevé se verra attribuer le contrat.

25.3 La législation anti-blanchiment, anti-corruption et anti-terroriste applicable dans certaines juridictions peut obliger le CNR à vérifier l'identité du soumissionnaire avant les transactions financières. Le CNR se réserve le droit d'utiliser des outils de sélection en ligne pour vérifier les antécédents du soumissionnaire en ce qui concerne son éventuelle implication dans des pratiques illégales ou contraires à l'éthique.

25.4 Le Conseil norvégien pour les réfugiés se réserve le droit de rejeter toutes les offres et de relancer l'appel d'offres si aucune offre satisfaisante n'est soumise.

26 PROCÉDURE D'ATTRIBUTION

26.1 Le Conseil norvégien pour les réfugiés attribuera le contrat par écrit, avec une lettre d'attribution, au soumissionnaire dont l'offre a été déterminée comme la meilleure, avant la fin de la période de validité des offres.

26.2 Tout soumissionnaire qui ne s'est pas vu attribuer un contrat sera notifié par écrit.

26.3 Jusqu'à ce qu'un contrat formel soit préparé et exécuté, la lettre d'attribution constituera un accord contraignant entre le soumissionnaire et le CNR.

26.4 La lettre d'attribution indiquera le montant que le Conseil norvégien pour les réfugiés versera au contractant en contrepartie des travaux tels que prescrits dans le contrat et conformément à l'offre.

26.5 Le soumissionnaire est ensuite tenu de soumettre une lettre d'acceptation, confirmant son souhait de procéder à un contrat.

27 SIGNATURE DU CONTRAT

27.1 À la réception de la lettre d'acceptation, le Conseil norvégien pour les réfugiés appellera le soumissionnaire retenu pour signer le contrat.

27.2 Dans un délai convenu, le soumissionnaire retenu signera, datera et retournera le contrat au Conseil norvégien pour les réfugiés.